05 novembro 2016

Gestão de tempo + Espaço de trabalho

 Recebi algumas mensagens nos últimos tempos onde me pediam que falasse na minha gestão e organização de tempo. Isto porque são pessoas que me acompanham nas redes sociais e sabem que estou ligada a 1001 projectos em simultâneo e não conseguem perceber como tenho mãos a medir.
 Confesso que existem dias em que é muito complicado e começo a desesperar porque tenho coisas para fazer mas não tenho tempo disponível. O meu trabalho ocupa-me muito tempo (cerca de 12 horas por dia) e tenho que me desdobrar em 10 Anas para conseguir gerir o blog, para conseguir administrar um grupo de beleza (que é um sucesso, sem falsas modéstias) no Facebook, para partilhar a gestão de um grupo de vendas, para ajudar o André na Gestão de Redes Sociais e Marketing do seu novo projecto e, por último mas mais importante, o nosso casamento. 
 Sim, são imensas coisas e não permitiria que os meus dias fossem de outra forma. Aliás, eu costumo dizer que vou ter muito tempo para estar parada e por isso é melhor aproveitar o momento e conseguir fazer o máximo de coisas.

 E qual o segredo para conseguir gerir todos os projectos a que estou ligada? Planeamento. 
 Esta parte de planificar e gerir vem da minha formação académica e para tudo crio planos, os quais tento seguir ao máximo.

Mas vamos por partes e vou enumerar os pontos principais para uma boa gestão de tempo.


1. Definir prioridades

 Esta é sem dúvida a parte mais importante e o ponto de partida para tudo o resto. Se eu sei que o meu trabalho é o mais importante então vou dedicar-me mais tempo na planificação e gestão de tarefas. A seguir o casamento a ocupar o lugar de destaque, sugando por completo quase todo o tempo livre. 
 É importante criar uma hierarquia na gestão de tarefas e adaptar isso na nossa vida. Há quem ande ao sabor do vento: se tiver tempo faço, se não tiver fica para depois. Mas o "depois" é imensurável e não sabemos se equivale a "um dia", a "um mês" ou a um "nunca mais". 

2. Planificar

 A planificação deve ser feita para facilitar o nosso trabalho e a gestão do nosso tempo. "Ah e tal isso dá trabalho". Pois, dá algum. Mas também aqui é tudo uma questão de prioridades.
 Vivemos na era das novas tecnologias e algumas pessoas deixaram de usar relógios e agendas, o telemóvel substitui os relógios e os clássicos Moleskines. Eu continuo a dar destaque às agendas e ao papel, o telemóvel apenas dá uma pequena ajuda. 
 No meu caso eu tenho 3 agendas neste momento: a agenda de trabalho, agenda/planner do blog e a agenda/notebook do casamento. Cada macaco no seu galho, cada assunto na sua agenda. Sim, podia ter apenas uma mas não me iria permitir que me excedesse nas notas e o espaço seria limitado. 
 No final de cada mês planifico o mês seguinte (por isso prefiro agendas com vista mensal e depois vista semanal), tiro umas horas da tarde de Domingo e deixo tudo delineado. Marco os compromissos, as datas para pagar as contas (aquelas que ainda não são débito directo), as publicações do blog, as chamadas que tenho que fazer, os aniversários, tudo! 
 Sabem o melhor de tudo? Guardar todas as agendas e um dia mais tarde folhear e ver o que fiz há 10 anos atrás. 

3. Dividir o tempo

 O tempo não é muito, é certo, mas se o dividirmos e o aproveitarmos da melhor forma conseguimos cumprir tudo aquilo que queremos. E como?
 Eu prefiro acordar uma hora mais cedo durante a semana e ao fim-de-semana também. Podia descansar a manhã toda de Domingo mas sabia que a semana seguinte seria uma tragédia grega. 
 Por isso, todas as manhãs vejo as agendas do blog e do casamento. Existe algo para fazer? Vou ter uma reunião com um fornecedor do casamento? Então a agenda vem comigo. Vou ter uma reunião com uma marca para parceria? O planner do blog vem comigo. Chegada ao trabalho ligo o pc e enquanto este liga (normalmente demora alguns minutos) eu abro a agenda e vejo o que tenho que fazer nesse dia e as notas do dia anterior para resolução na reunião matinal. 

Como eu digo muitas vezes, eu prefiro acordar uma hora mais cedo porque assim vivo mais uma hora. Para mim o tempo que dormimos, embora essencial, é um verdadeiro desperdício. 


4. Método Pomodoro

 Existem pessoas que se distraem facilmente, em tempo também eu fui assim. Mas existem técnicas que nos permitem rentabilizar o nosso tempo. A minha preferida é a técnica Pomodoro, uma técnica da gestão de tempo que surgiu na década de 80. 
 E em que consiste? A ideia é que as pausas frequentes entre tarefas contribuem para a agilidade mental. É muito simples e vou dar um exemplo:

  - Vou editar fotografias para a publicação de hoje no blog. 
 - Marco 25 minutos no relógio Pomodoro (Existem apps para esta função ou então um simples relógio de cozinha)
  -  Concentro-me na edição das fotos até o alarme tocar.
  - Faço uma pausa de 5 minutos para beber um copo de água, colocar a máquina a lavar, fazer uma chamada, etc.
  - Volto a dedicar-me à tarefa.
  - Depois de 4 voltas Pomodoro faço uma pausa maior de 20 minutos.

 Com esta técnica conseguimos focar-nos no que interessa, descansamos o cérebro e evitamos fritar a pipoca e a nossa produtividade ganha um boost! 


 5. Tornar o espaço de trabalho apetecível

  É importante que tenhamos um espaço de trabalho em casa, que tenha a função de ser o nosso escritório. Não é necessário ter uma divisão da casa para isso, basta um canto da sala perto da janela. Sabemos que ali é o local indicado para planificar, para abrir correspondência, para consultar os e-mails, etc. Ter a mesa de trabalho na mesa de refeições não é um bom princípio, vai ter que andar a tirar papéis na mesa para colocar os pratos e vice-versa.
 Mais do que tornar o espaço de trabalho apetecível é quitar os planners e agendas. A pancada do material escolar nunca me passou e eu estou sempre em busca dos post it´s mais fofos e da caneta que faz aquela letra perfeita. 
 Pensem nisto: preferem abrir uma agenda e ver apenas palavras a tinta preta e post it´s em amarelo  (boooooooooring!) ou ver um plano de cores variadas com washi-tape e marcadores catitas? Pois é, a segunda hipótese faz com que tenham mais vontade de abrir a agenda.


Pequenas dicas para tornarem o vosso espaço de trabalho perfeito e aproveitarem-no da melhor forma! 

 - Deixem que cada objecto conte uma história, que seja ao vosso gosto e que as cores vos digam alguma coisa.
 - Abram o editor de imagem, escrevam a vossa frase motivacional preferida, imprimam e coloquem à frente dos vossos olhos.
 - A luz natural é a melhor, dar preferência a um lugar perto da janela.
 - Menos é mais: menos objectos origina menos desarrumação, facilidade na limpeza, etc.
 - Não inventem desculpas para se levantarem de 5 em 5 minutos: providenciem uma garrafa de água, um snack ou peça de fruta caso lhe dê a fome.
 - Vai de pijama para o trabalho? Não. Então não trabalhe em casa de pijama porque isso atrai a preguiça. 


Agora que ficaram com umas ideias arregacem as mangas e tornem o vosso espaço de trabalho confortável. E, muito importante na gestão de tempo, não deixem para amanhã o que podem fazer hoje!



















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12 comentários

  1. Adorei o post :) eu sou uma das que te acompanha nas várias redes sociais e que se identificou tanto com o post. Principalmente na parte da procrastinação. Estava mesmo a precisar deste up para me organizar, agora que tenho que começar a estudar para o exame da Ordem e nem sei para onde me virar. Enfim, tudo organizado consegue-se por isso o melhor é não stressar. Beijinhos e ainda bem que voltaste, e logo em grande ;)

    http://lifeworklive.blogspot.pt/

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    1. Minha querida Bruna,
      Obrigada pelas palavras! Desejo-te toda a sorte do Mundo para o teu exame da Ordem, certamente correrá bem! <3

      Beijinho grande!

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  2. Bom e já acordo uma hora mais cedo. Confesso que peco ao fim de semana e talvez seja essa minha tragedia grega. É um bocadinho de falta de determinação e achar que sou capaz. Adorei o Planner onde o arranjas te ? Em relação as agendas também, cada macaco no seu galho!!!! Ao espaço criei também um mini escritório mas acho que está muito "cheio" , vou experimentar como dizes . Adorei. Beijinhos

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    1. Fico feliz que tenhas gostado Anocas!
      Comigo resulta lindamente. Quanto menos tralha melhor para mim!! Para limpar e para me organizar. eheheh

      Beijinho grande

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  3. Estou a precisar tanto de me organizar... Adorei o post e vou tentar colocar em prática algumas coisas. A minha vida é um caos e mesmo assim ando na lua maior parte do tempo. Acordo a achar que não vou ter tempo de fazer tudo aquilo que quero e vou para a cama frustrada por ter desperdiçado tempo. Ando nisto.....

    http://despertarosonho.blogspot.pt/

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    1. Bom dia querida Ana!

      Acho que todas nós temos aquelas fases meio "no mundo da lua". Felizmente, com estas técnicas consegui encurtar essas fases. Nada de frustrações, vais ver que vais conseguir arranjar o teu método rapidamente. :)
      Algo que precises estarei por aqui!

      Grande beijinho,
      Ana

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  4. Olá querida Ana. Gostaria de saber onde posso comprar esse tipo de agendas.
    Um beijinho
    Margarida (beauty lovers)

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    1. Olá Margarida!

      Tanto a agenda tipo planner (mensal) como o bloco de planners (semanal) eu comprei na Stradivarius. Este ano lançaram uma secção de papelaria e decoração que é de perder a cabeça!

      Beijinhos

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  5. Olá Ana, não conhecia a técnica Pomodoro! Tenho de experimentat!
    Adorei o artigo!
    Bjinhos

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    1. Olá Ani!

      Foi assim que comecei a controlar melhor o tempo que despendia nas minhas tarefas, graças ao Pomodoro. Não deixo que nada em distraia e quem me rodeia sabe que quando estou a fazer algo nada me desconcentra. A não ser que a casa esteja a arder!

      Beijinhos

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  6. O Pomodoro está provadíssimo que funciona (já o uso há uns anos) e não há como uma caneta preta é uma agenda para anotar tudo, que não funciono com gadgets, apps e apps para nos lembrar do usar os gadgets!! Gostei da agenda das últimas fotos, onde arranjaste? Beijinhos!!

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    1. E foi precisamente através de ti e do teu blog (atão e quando é que nos presenteias com mais posts deliciosos dos teus? hum, hum?) que fiquei a conhecer esta técnica! Merci Madame!

      A última agenda que aparece no post é um planner da Stradivarius. Eu não sou cá de coisas mas os planos mensais que traz dá para uns dois anos à vontadinha.

      Planner Stradivarius aqui -> http://www.stradivarius.com/pt/lifestyle/papelaria/planner-c1699507p7423965.html?categoryNav=1699507&colorId=200&bundleId=7423967&defaultColorId=200

      Não chega a 8€ e dá um jeitaço que nem queiras saber!

      Beijinhos e boa sexta! :)

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